เมื่อรูปแบบการทำงานเปลี่ยนไป การมี “สำนักงาน” ก็ไม่จำเป็นต้องหมายถึงการเข้าออฟฟิศทุกวันอีกต่อไปแล้ว ปัจจุบันธุรกิจจำนวนมากหันมาใช้การทำงานแบบรีโมต ทั้งจากที่บ้าน ระหว่างเดินทาง หรือแม้กระทั่งจากต่างประเทศ
บทความนี้คือ คู่มือหลักเกี่ยวกับสำนักงานเสมือน (Virtual Office) ที่รวบรวมทุกประเด็นสำคัญ ตั้งแต่ความหมาย ประโยชน์ ความน่าเชื่อถือ วิธีเลือกผู้ให้บริการ ไปจนถึงข้อกฎหมาย เพื่อช่วยให้ธุรกิจและผู้ประกอบการตัดสินใจได้อย่างมั่นใจ
สำนักงานเสมือนคืออะไร?
สำนักงานเสมือนไม่ใช่สำนักงานที่ไม่มีตัวตน แต่เป็นบริการที่ได้รับการสนับสนุนจาก พื้นที่สำนักงานจริง พร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน
คำว่า “เสมือน” หมายถึง ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องเข้าใช้งานทุกวัน แต่สามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ ในขณะที่ยังคงมีภาพลักษณ์ทางธุรกิจที่เป็นมืออาชีพ
โดยทั่วไป บริการสำนักงานเสมือนจะประกอบด้วย:
- ที่อยู่ธุรกิจระดับพรีเมียมในอาคารสำนักงานชั้นนำ ใช้เป็นที่อยู่บริษัทได้
- หมายเลขโทรศัพท์ท้องถิ่น (02) พร้อมพนักงานต้อนรับสองภาษามืออาชีพ
- บริการฟรอนต์เดสก์ การจัดการจดหมายและพัสดุ
- สิทธิ์จองห้องประชุม ห้องสัมมนา และโคเวิร์คกิ้งสเปซ
- บริการธุรการและ IT ตามความต้องการ
กล่าวโดยสรุป สำนักงานเสมือนช่วยให้ธุรกิจได้รับฟังก์ชันและภาพลักษณ์ของสำนักงานจริง โดยไม่ต้องแบกรับต้นทุนการเช่าพื้นที่ระยะยาว
ใครเหมาะกับสำนักงานเสมือน?
จุดเด่นของสำนักงานเสมือนคือ ความยืดหยุ่นควบคู่ความเป็นมืออาชีพ จึงเหมาะกับหลากหลายกลุ่มธุรกิจ ได้แก่
ผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานแบบรีโมต: เช่น ที่ปรึกษา ทนาย นักออกแบบ หรือฟรีแลนซ์ ที่ทำงานจากบ้าน ระหว่างเดินทาง หรือจากต่างประเทศ แต่ยังต้องการที่อยู่ธุรกิจและระบบรับสายที่น่าเชื่อถือ
สตาร์ทอัพและทีมขนาดเล็ก: ทางเลือกที่ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจ ด้วยที่อยู่ระดับพรีเมียมและบริการเลขานุการ ในงบประมาณเพียงเศษเสี้ยวของค่าเช่าสำนักงานแบบดั้งเดิม
บริษัทที่กำลังขยายธุรกิจ: เหมาะสำหรับการเข้าสู่เมืองหรือประเทศใหม่ เพื่อสร้างตัวตนทางธุรกิจก่อนตัดสินใจเปิดสำนักงานถาวร
ทีมโครงการขององค์กรขนาดใหญ่: รองรับทีมชั่วคราวที่ต้องการระบบสื่อสารและพื้นที่ประชุม โดยไม่ต้องผูกพันกับสัญญาเช่าระยะยาว
สำนักงานเสมือนมีความน่าเชื่อถือหรือไม่?
คำตอบคือ มีความน่าเชื่อถือ และเป็นรูปแบบการทำงานที่ธุรกิจจำนวนมากเลือกใช้ในปัจจุบัน
สิ่งที่ธุรกิจจะได้รับ ได้แก่:
- ที่อยู่ธุรกิจระดับพรีเมียม ในย่านธุรกิจชั้นนำ พร้อมการจัดการจดหมายอย่างเป็นระบบ
- การสื่อสารที่ราบรื่น ด้วยพนักงานต้อนรับมืออาชีพ ช่วยดูแลสายโทรศัพท์และเอกสารสำคัญ
- พื้นที่ทำงานตามความต้องการ สามารถจองห้องประชุมหรือพื้นที่ทำงานได้เมื่อจำเป็น
- ความยืดหยุ่นในการทำงาน จากทุกที่ โดยไม่กระทบต่อความต่อเนื่องของธุรกิจ
สำนักงานเสมือนจึงช่วยผสานอิสระของการทำงานยุคใหม่ เข้ากับการสนับสนุนทางธุรกิจอย่างมืออาชีพได้อย่างลงตัว
วิธีเลือกผู้ให้บริการสำนักงานเสมือนที่เหมาะสม
ก่อนตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการ ควรพิจารณาปัจจัยสำคัญต่อไปนี้:
ทำเลที่ตั้ง
ควรเลือกที่อยู่ในย่านธุรกิจชั้นนำหรืออาคารสำนักงาน Grade A เพื่อเสริมความน่าเชื่อถือให้กับแบรนด์และสร้างความมั่นใจให้ลูกค้า
ขอบเขตของบริการ
นอกเหนือจากที่อยู่ธุรกิจ ควรตรวจสอบว่ามีบริการรับสายโทรศัพท์ บริการเลขานุการ การจัดการจดหมาย บริการ IT และห้องประชุมครบถ้วนหรือไม่
โครงสร้างราคาที่โปร่งใส
ตรวจสอบค่าใช้จ่ายทั้งหมดล่วงหน้า เช่น ค่าบริการเพิ่มเติม ค่าห้องประชุม หรือค่าจัดส่งเอกสาร เพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายแฝงในระยะยาว
ความถูกต้องตามกฎหมาย
ยืนยันว่าที่อยู่และบริการสามารถใช้งานได้อย่างถูกต้องตามข้อกำหนด เพื่อป้องกันปัญหาด้านกฎหมายในอนาคต
ชื่อเสียงและความน่าเชื่อถือ
ศึกษาความคิดเห็นจากลูกค้า ตรวจสอบรายละเอียดในสัญญา และหากเป็นไปได้ ควรเข้าเยี่ยมชมสถานที่จริงก่อนตัดสินใจ
ทำไมหลายธุรกิจเลือกใช้สำนักงานเสมือนของ Servcorp?
ท่ามกลางผู้ให้บริการสำนักงานเสมือนจำนวนมาก Servcorp เป็นหนึ่งในแบรนด์ที่ธุรกิจทั่วโลกให้ความไว้วางใจ ด้วยประสบการณ์และระบบสนับสนุนทางธุรกิจที่ครบวงจร
ในกรุงเทพฯ Servcorp มอบมากกว่าที่อยู่ธุรกิจ แต่คือโครงสร้างพื้นฐานที่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างเป็นมืออาชีพ
- จุดเด่นของสำนักงานเสมือน Servcorp:
- ที่อยู่ระดับ 5 ดาว ในศูนย์ธุรกิจระดับพรีเมียม
- หมายเลขโทรศัพท์ท้องถิ่น(02) พร้อมพนักงานต้อนรับสองภาษามืออาชีพ
- บริการจัดการจดหมาย พัสดุ และบริการเลขานุการครบวงจร
- ฟรีไวไฟที่รวดเร็วและปลอดภัย พร้อมสิทธิ์จองโคเวิร์คกิ้งสเปซและห้องประชุม
- โครงสร้างราคาชัดเจน ไม่มีค่าใช้จ่ายแฝง ชำระเฉพาะบริการที่ใช้จริง
- สิทธิประโยชน์ระดับโลก
- เข้าถึงกว่า 150 แห่งทั่วโลก ใน 19 ประเทศ
- เชื่อมต่อผู้เชี่ยวชาญกว่า 50,000 รายผ่าน Servcorp Online Community
- ใช้โคเวิร์คกิ้งสเปซได้สูงสุด 60 ชั่วโมงต่อเดือน
- สิทธิ์ใช้ห้องทำงานส่วนตัวระหว่างการเดินทางธุรกิจสูงสุด 3 วันต่อเดือน
สำนักงานเสมือนของ Servcorp ช่วยให้ธุรกิจรักษาภาพลักษณ์ที่มั่นคง พร้อมความยืดหยุ่นในการทำงานในระดับสากล
สรุป: สำนักงานเสมือนคือทางเลือกที่ตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่
สำนักงานเสมือนเป็นโซลูชันที่ช่วยให้ธุรกิจทำงานได้อย่างยืดหยุ่น โดยไม่ลดทอนความเป็นมืออาชีพ ทั้งในด้านภาพลักษณ์ การสื่อสาร และการเข้าถึงพื้นที่สำนักงานเมื่อจำเป็น จึงเหมาะกับทั้งผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานแบบรีโมต สตาร์ทอัพ ไปจนถึงองค์กรที่กำลังขยายธุรกิจ
เมื่อเลือกผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์ ที่ตั้งในย่านธุรกิจชั้นนำ และระบบสนับสนุนที่ครบถ้วน ธุรกิจจะสามารถดำเนินงานได้อย่างมั่นใจและต่อเนื่อง สำหรับหลายองค์กร สำนักงานเสมือนของ Servcorp จึงเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่ช่วยสร้างสมดุลระหว่างความยืดหยุ่น ประสิทธิภาพ และภาพลักษณ์ระดับสากล
คำถามที่พบบ่อย:
